Gleichzeitiger Zugriff für alle Berechtigten
Seit Februar 2017 setzt die ostwestfälische Stadt Rahden auch im Bereich Personalwesen auf die elektronische Aktenführung. Mit Hilfe der digitalen Personalakte, einem neuen Modul im Dokumentenmanagementsystem (DMS) des Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/Lippe, werden nun Personalakten papierlos abgelegt und bearbeitet.
Alle zugriffsberechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter greifen mittels des DMS-Clients nscale Cockpit gleichzeitig und direkt von ihrem Arbeitsplatz aus auf die digitalen Personalakten zu. So erhalten sie schnell die notwendigen Informationen, können direkt Auskunft geben und damit Vorgänge effizienter bearbeiten. Dies sieht Christian Benker, Personalsachbearbeiter der Stadt Rahden, als weiteren entscheidenden Vorteil gegenüber der Papierakte, insbesondere da die Kollegen und Kolleginnen im Gebäude verteilt sitzen, und ergänzt: “Mithilfe des DMS-Clients kann viel Zeit- und Suchaufwand eingespart werden. Unsere Papierdokumente werden schon jetzt deutlich weniger, und wir haben viel mehr Platz zur Verfügung.”
Bei der Einführung des neuen Aktenmoduls sorgten die Fachleute des Lemgoer IT-Dienstleisters für die Übernahme der Mitarbeiterdaten aus dem krz-Fachverfahren für Personalwirtschaft P&I LOGA und die automatisierte Anlage von über 100 Personalakten im DMS mit vorausgefülltem Aktendeckel. Neu eingehende Papierdokumente werden nun direkt vor Ort in die Akte eingescannt, kategorisiert und revisionssicher abgelegt.
Auch das krz wird die digitale Personalakte bald produktiv einsetzen, um die Vorteile der elektronischen Aktenführung zu nutzen.