Kleinunternehmen unterliegen unabhängig von Branche oder Tätigkeitsfeld bestimmten gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf ihre Buchführung. Diese Vorgaben dienen der steuerlichen Kontrolle und schaffen gleichzeitig wirtschaftliche Transparenz. Gerade für kleinere Betriebe mit überschaubarem Umsatzvolumen ist es sinnvoll, die grundlegenden Pflichten zu kennen und praktikable Lösungen zu nutzen.
Wann gelten Buchführungspflichten für Kleinunternehmer?
Die gesetzliche Pflicht zur doppelten Buchführung richtet sich nach Umsatz- und Gewinngrenzen. Ab 2024/2025 gelten aufgrund des Wachstumschancengesetzes und Bürokratieentlastungsgesetz IV neue Schwellenwerte:
- Jahresumsatz über 800.000 Euro
- Jahresgewinn über 80.000 Euro
Wird einer dieser Werte überschritten, besteht für das folgende Geschäftsjahr Buchführungspflicht im Sinne der doppelten Buchführung. Für die meisten Kleinunternehmen genügt weiterhin die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Diese erfasst Einnahmen und Ausgaben ausschließlich nach dem Zufluss- und Abflussprinzip.
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
Bei der EÜR wird der Gewinn ermittelt, indem die Betriebsausgaben von den Betriebseinnahmen abgezogen werden. Erfasst wird ausschließlich, was tatsächlich gezahlt oder vereinnahmt wurde. Eine periodengenaue Abgrenzung wie bei der doppelten Buchführung ist nicht erforderlich.
Für die Erstellung der EÜR sind folgende Unterlagen erforderlich:
- Ausgangsrechnungen
- Eingangsrechnungen und Quittungen
- Kontoauszüge
- Verträge mit Bezug zu betrieblichen Ausgaben oder Einnahmen
Die EÜR muss für alle Unternehmer, die eine elektronische Einkommensteuererklärung einreichen, verpflichtend und authentifiziert elektronisch ans Finanzamt übermittelt werden (z. B. über ELSTER). Eine Ausnahme wegen unzumutbarer technischer Belastung ist nur auf Antrag und mit Begründung möglich.
Aufbewahrungsfristen und GoBD-Konformität
Unabhängig von der Gewinnermittlungsart müssen alle steuerrelevanten Unterlagen nach den sogenannten Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung aufbewahrt werden. Dazu zählen auch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Die GoBD-Vorgaben gelten auch für Kleinunternehmen und sind verbindlich.
Seit 2025 gelten neue Fristen:
- 10 Jahre: Handels- und Geschäftsbücher, Jahresabschlüsse, Verfahrensdokumentation
- 8 Jahre: Buchungsbelege wie Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen
- 6 Jahre: Handels- und Geschäftsbriefe
Die GoBD schreiben vor, dass Aufzeichnungen nachvollziehbar, vollständig, zeitnah und revisionssicher geführt werden müssen. Elektronische Belege dürfen nicht nachträglich verändert werden. Bei Nutzung von Buchhaltungssoftware oder Apps ist darauf zu achten, dass diese Anforderungen erfüllt sind. Auch bei digitalisierten Belegen muss gewährleistet sein, dass sie inhaltlich unverändert, eindeutig zuordenbar und jederzeit abrufbar bleiben.
Was gehört zur laufenden Buchführung?
Kleinunternehmen, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen dennoch grundlegende Buchhaltungsaufgaben regelmäßig erledigen. Dazu gehören:
- Erfassung sämtlicher Geschäftsvorfälle mit Belegsortierung und -archivierung
- Erstellung der EÜR zum Jahresende und deren elektronische Übermittlung
- ggf. Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen
- Einhaltung der geltenden Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren
Auch Betriebe, die von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen und keine Umsatzsteuer ausweisen, unterliegen diesen Anforderungen. Die Einhaltung der Ordnungsvorschriften dient nicht nur der Finanzverwaltung, sondern hilft auch bei der internen Kontrolle und Planung.
Kleinunternehmerregelung und ihre Auswirkungen auf die Buchführung
Nach § 19 Umsatzsteuergesetz können Kleinunternehmer die sogenannte Kleinunternehmerregelung nutzen. Diese befreit von der Pflicht, Umsatzsteuer auszuweisen oder abzuführen. Voraussetzung ist, dass der Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigt.
Auch ohne Umsatzsteuerpflicht bleibt die Pflicht zur ordnungsgemäßen Aufzeichnung bestehen. Einnahmen und Ausgaben müssen sauber dokumentiert und nachvollziehbar sein. Die Regelung vereinfacht den Verwaltungsaufwand, ersetzt jedoch nicht die Buchführungspflicht im weiteren Sinn.
Hilfestellungen für Kleinunternehmer
Zur Entlastung im Arbeitsalltag stehen verschiedene Hilfsmittel zur Verfügung. Viele Buchhaltungsprogramme sind speziell auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmen zugeschnitten. Diese Softwarelösungen unterstützen bei der Rechnungserstellung, der Belegerfassung, der Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung und der Einhaltung der GoBD. Sie bieten automatisierte Funktionen wie die Verbuchung wiederkehrender Vorgänge, die Umsatzsteuerberechnung oder die Erinnerung an Fristen. Auch der Export für die Steuererklärung kann mit wenigen Klicks erfolgen.
Eine einfache tabellarische Übersicht (z. B. in Excel) ist nur dann ausreichend, wenn sie manipulationssicher, lückenlos und mit Protokollierung geführt wird. Andernfalls sollte auf professionelle Software zurückgegriffen werden. Darüber hinaus kann eine zeitweise Beratung durch einen Steuerberater sinnvoll sein. Bereits eine punktuelle Unterstützung bei der Einrichtung der Buchführung, der Interpretation der GoBD oder bei der Jahresendabwicklung sorgt für Sicherheit und spart langfristig Zeit. Steuerberater sind außerdem berechtigt, gegenüber dem Finanzamt Erklärungen abzugeben und bei Betriebsprüfungen zu unterstützen.
