Auch in Nordrhein-Westfalen beschäftigen sich immer mehr Unternehmen damit, ihre Rechnungsprozesse zu digitalisieren. Der Grund dafür liegt einerseits im Wunsch nach effizienteren Abläufen, andererseits in gesetzlichen Vorgaben und dem wachsenden Druck, mit der zunehmenden Digitalisierung Schritt zu halten. Besonders für den Mittelstand in der Region bietet der elektronische Rechnungsdatenaustausch mit ZUGFeRD eine praktikable Lösung, Rechnungen schneller zu verarbeiten und zugleich den Anforderungen von Geschäftspartnern und Behörden gerecht zu werden.

Wie elektronische Rechnungen Abläufe verändern

Papierrechnungen verursachen neben Druck- und Versandkosten vor allem einen erheblichen Verwaltungsaufwand. Sie werden manuell erfasst und geprüft, was Zeit bindet und Fehlerquellen verursacht. Elektronische Rechnungen erreichen den Empfänger hingegen unmittelbar und lassen sich direkt in Buchhaltungssysteme integrieren. So laufen Abläufe schneller und fehlerfreier ab, was die Arbeit deutlich vereinfacht. Zudem erleichtert der digitale Austausch die Archivierung, denn elektronische Rechnungen sind platzsparend und revisionssicher speicherbar. Das spart Raum und erleichtert das Auffinden von Dokumenten bei Prüfungen oder Nachfragen deutlich.

Ein weiterer Vorteil zeigt sich bei der Zahlungsabwicklung, da elektronische Rechnungen oft schneller geprüft und freigegeben werden. Das wiederum wirkt sich positiv auf den Cashflow aus, weil Zahlungen termingerechter erfolgen.

Für Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, ist die Umstellung auf elektronische Rechnungen zudem oft verpflichtend. Hier unterstützt das Format ZUGFeRD, das neben dem visuellen PDF auch strukturierte Daten enthält, die automatisiert verarbeitet werden. So beschleunigen Unternehmen Arbeitsprozesse und gestalten sie außerdem transparenter.

Warum ZUGFeRD relevant ist

ZUGFeRD verbindet das vertraute PDF-Rechnungsformat mit einer digitalen Datenstruktur, die Buchhaltungsprogramme bei Bedarf direkt verarbeiten. Für mittelständische Unternehmen in Nordrhein-Westfalen bedeutet das vor allem weniger Aufwand bei der Datenerfassung und eine schnellere Bearbeitung. Auch hierzulande nutzen viele Betriebe noch immer verschiedene IT-Systeme, die oft nicht miteinander verbunden sind. ZUGFeRD erleichtert den Umgang mit elektronischen Rechnungen, ohne dass dafür große Änderungen an den bestehenden Systemen nötig sind. So sparen Unternehmen Zeit, vermeiden Fehler und werden gleichzeitig den Anforderungen von Geschäftspartnern und öffentlichen Auftraggebern gerecht.

Das ZUGFeRD-Format nutzt einen offenen Standard, der europaweit anerkannt ist. Es kombiniert das klassische Rechnungslayout mit maschinenlesbaren Daten in einem einzigen Dokument. Für Unternehmen bedeutet der elektronische Rechnungsdatenaustausch mit ZUGFeRD also eine einfache Handhabung, ohne dass zusätzliche Dateien hinzukommen.

Wo noch immer Hürden liegen

Viele mittelständische Unternehmen arbeiten noch mit älteren Softwaresystemen. Die Umstellung auf elektronische Rechnungen benötigt daher manchmal technische Anpassungen und eine kurze Einarbeitung der Mitarbeiter. Einige Betriebe zögern, weil sie den Aufwand überschätzen, der aber meist schnell durch Zeitersparnisse wettgemacht wird.

Relevante gesetzliche Vorgaben

Seit einigen Jahren verlangt der Gesetzgeber von öffentlichen Stellen die Annahme elektronischer Rechnungen. Unternehmen, die mit Behörden zusammenarbeiten möchten, sollten sich daher auf das digitale Format einstellen.

Die EU hat mit der Norm EN 16931 einen einheitlichen Standard für elektronische Rechnungen eingeführt, der sicherstellt, dass diese Rechnungen maschinenlesbar und für alle Beteiligten verständlich sind. Dabei gilt ZUGFeRD ab Version 2.0 als elektronische Rechnung (E-Rechnung), da es die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie der Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen erfüllt. Die erste Version, ZUGFeRD 1.0, erfüllt diese Vorgaben nicht und wird deshalb nicht als E-Rechnung anerkannt.

Praktische Tipps für den Start

Unternehmen in NRW sollten einige Praxistipps berücksichtigen, wenn sie ihr Rechnungswesen digitalisieren. Zu diesen zählen unter anderem:

• prüfen, ob die vorhandene Buchhaltungssoftware mit dem ZUGFeRD-Format kompatibel ist oder eine Aktualisierung benötigt
• den Einstieg über kleine Pilotprojekte gestalten, um Prozesse schrittweise zu erproben und anzupassen
• frühzeitig die Schnittstellen mit Geschäftspartnern abstimmen, um einen reibungslosen digitalen Rechnungsaustausch sicherzustellen

Der digitale Rechnungsverkehr hat längst Einzug in viele Unternehmen gehalten. Steigen Betroffene jetzt um, gestalten sie ihre Prozesse aktueller und entlasten ihre Mitarbeiter spürbar. Mit zunehmender Digitalisierung steigt allerdings auch die Bedeutung von IT-Sicherheit, mit der sich Verantwortliche darum ebenfalls frühzeitig auseinandersetzen sollten.